Выездная проверка – одна из процедур, которая проводится Фондом социального страхования (ФСС) для контроля за соблюдением работодателями требований законодательства в сфере социального страхования. Целью такой проверки является установление фактов нарушения работодателем обязательств, предусмотренных законом о социальном страховании.
Однако для проведения выездной проверки необходимо соблюдать определенные формальности и предоставить определенный набор документов. Без этого ФСС не имеет права начать проверку. На основании статьи 19 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» работодатель должен предоставить ФСС следующие документы:
1. Копию устава или иного учредительного документа обособленного подразделения. В данном документе должны быть прописаны цели и задачи компании, а также полномочия руководителя.
2. Копию паспорта руководителя компании. Важно отметить, что данный документ должен быть заверен нотариусом и иметь реквизиты нотариуса. Также необходимо предоставить документы, подтверждающие полномочия руководителя на осуществление предпринимательской деятельности.
3. Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) в качестве документа, подтверждающего наличие данных о регистрации компании в государственном органе. Такая выписка должна содержать актуальную информацию о компании, ее наименование, юридический адрес, ИНН.
Список документов требуемых ФСС
При выездной проверке Фонд социального страхования требует представления следующих документов:
- Паспорт физического лица, учредительные документы или свидетельство о регистрации юридического лица.
- Документы, подтверждающие представительство организации или уполномоченного лица, такие как доверенность или приказ о назначении уполномоченного представителя.
- Документы, подтверждающие правомерность деятельности организации, включая учредительные документы, свидетельства о государственной регистрации, распоряжение об образовании организации и легитимностью присвоенного ОКПО;
- Трудовые договоры и расчетные документы, подтверждающие выплату заработной платы работникам;
- Документы, связанные с охраной труда, включая положения о проведении профилактических мероприятий и ознакомления с правилами и инструкциями по охране труда;
- Бухгалтерская отчетность, включая отчеты по форме № 28. К ним могут быть приложены налоговые декларации и отчеты о начисленных заработных платах;
- Документы, связанные с уплатой страховых взносов и выплатой страховых премий, включая сведения о страховых полисах и страховых взносах;
Это важный список документов, которые определяются ФСС для выполнения проверки. Организация должна быть готова предоставить эти документы, чтобы обеспечить соблюдение законодательства по социальному страхованию.
Выездная проверка и ее требования
Для проведения выездной проверки ФСС требуется предоставление следующих документов:
- Учредительные документы – устав, свидетельство о государственной регистрации, приказ об утверждении штатного расписания. Эти документы определяют организационно-правовой статус страховой компании.
- Лицензия на осуществление страховой деятельности.
- Бухгалтерская отчетность – годовой отчет о финансовых результатах, баланс, отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках. Эти документы необходимы для анализа финансового состояния компании и ее платежеспособности.
- Договоры страхования – копии договоров страхования, заключенных с клиентами. Они позволяют проверить соблюдение правил страхования компанией и оценить собственный риск возможных выплат по страховым случаям.
- Документация по выплатам – информация о выплате страховых возмещений по заключенным договорам.
- Документы по административным делам – протоколы об административных правонарушениях, судебные решения и прочие документы, связанные с нарушением страховой компанией законодательства.
Это лишь общий перечень документов, которые могут потребоваться при проведении выездной проверки ФСС. В каждом конкретном случае перечень может быть дополнен или изменен в зависимости от уникальных условий и целей проверки.
Предоставление всех необходимых документов в полном объеме и сохранность их оригиналов является обязательным требованием ФСС. В случае отказа или невозможности предоставления таких документов, страховая компания может быть подвергнута административной ответственности или лишена лицензии.
Поэтому, для обеспечения соблюдения нормативных требований и успешного прохождения выездной проверки, страховые компании должны грамотно вести учет и хранение документов, своевременно обновлять и проверять их актуальность.
Паспортные данные сотрудников
При проведении выездной проверки ФСС требует предоставление паспортных данных всех сотрудников, работающих на предприятии. Это необходимо для проверки соответствия персонала официально установленным требованиям и правилам трудового законодательства.
В таблице ниже приведены основные паспортные данные, которые необходимо предоставить ФСС:
| ФИО сотрудника | Серия и номер паспорта | Дата выдачи паспорта | Кем выдан паспорт |
|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | 4509 123456 | 01.01.2010 | Отделом УФМС по городу Москве |
| Петров Петр Петрович | 4510 654321 | 01.02.2011 | Отделом УФМС по городу Санкт-Петербургу |
| Сидорова Анна Владимировна | 4511 987654 | 01.03.2012 | Отделом УФМС по городу Новосибирску |
Важно предоставить полные и точные паспортные данные сотрудников, чтобы избежать возможных проблем при проверке и подтвердить их легальное пребывание на территории страны. Кроме того, эта информация будет использоваться для проверки соответствия уровня заработной платы и страхового стажа.
Учредительные документы организации
Во время выездной проверки ФСС может потребовать представления следующих учредительных документов:
- Устав организации — основной документ, который определяет цели и задачи организации, ее структуру и права участников;
- Протокол учредительного собрания — документ, удостоверяющий факт создания организации и принятия учредительных документов;
- Учредительный договор — документ, регулирующий отношения между учредителями организации;
- Решение исполнительного органа о создании организации — документ, подтверждающий принятие решения об образовании организации соответствующим исполнительным органом;
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица — документ, подтверждающий факт государственной регистрации организации.
Свидетельства о государственной регистрации
При выездной проверке ФСС может потребоваться предоставление свидетельств о государственной регистрации для подтверждения юридической деятельности проверяемого лица или организации.
Свидетельства о государственной регистрации являются официальным документом, подтверждающим факт государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Во время проверки ФСС может запросить следующие свидетельства:
| Вид свидетельства | Назначение |
|---|---|
| Свидетельство о государственной регистрации юридического лица | Подтверждает факт государственной регистрации юридического лица, его наименование и реквизиты. |
| Свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя | Подтверждает факт государственной регистрации индивидуального предпринимателя, его фамилию, имя, отчество и реквизиты. |
Проверяемое лицо или организация должны предоставить копии свидетельств о государственной регистрации на требование проверяющих должностных лиц ФСС. Эти документы могут быть запрошены для проверки соответствия реквизитов в свидетельствах и фактических данных, предоставленных проверяемым лицом/организацией.
Документы, связанные с трудовыми отношениями
При выездной проверке ФСС может потребоваться предоставление следующих документов, связанных с трудовыми отношениями:
- Трудовые договоры или контракты сотрудников;
- Заявления о приеме на работу;
- Трудовые книжки;
- Списки работников с указанием должностей и заработной платы;
- Документы, подтверждающие выплату заработной платы (например, расчетные листки);
- Документы, свидетельствующие о предоставлении отпусков и больничных листков;
- Документы, связанные с оплатой труда (например, договоры с подрядчиками, акты выполненных работ);
- Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах по заработной плате сотрудников;
- Документы, связанные с социальным страхованием (например, справки о добровольном медицинском страховании);
- Документы, связанные с профессиональными заболеваниями и травмами на производстве;
- Документы, связанные с обучением и квалификацией работников (например, удостоверения о прохождении курсов повышения квалификации);
Предоставление указанных документов является обязательным при проведении выездной проверки ФСС. Отсутствие необходимых документов может привести к негативным последствиям, включая штрафы или иные административные меры.
Документы о выплатах заработной платы
Во время выездной проверки ФСС важно быть готовым предоставить все необходимые документы о выплатах заработной платы, чтобы доказать законность и соответствие выплат требованиям законодательства. Вот список документов, которые ФСС может запросить:
- Табели учета рабочего времени. Это документы, в которых фиксируется рабочее время сотрудников, а также отсутствия по уважительным причинам (больничные, отпуска и т.д.). Табели должны содержать информацию о периоде, за который ведется учет, а также подписи руководителя и работника.
- Расчетные листки. Это документы, которые оформляются каждому сотруднику при выплате заработной платы. Расчетные листки должны содержать информацию о заработной плате за определенный период, включая начисления и удержания.
- Договоры с работниками. ФСС может запросить копии трудовых договоров с сотрудниками, чтобы удостовериться в том, что выплаты заработной платы проводятся в соответствии с условиями договоров.
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если сотрудники имеют дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых установлены особые условия оплаты труда, ФСС может попросить предоставить эти документы.
- Платежные поручения и квитанции о выплатах. ФСС может запросить копии платежных поручений и квитанций о выплатах заработной платы, чтобы убедиться в наличии средств на счете предприятия и соответствии выплат законодательству.
Важно заранее готовить и хранить документы о вып
Договоры с контрагентами
При выездной проверке ФСС может потребоваться предоставление договоров с контрагентами. Данные документы необходимы для проверки соблюдения законодательства о труде и социальном страховании компанией-работодателем.
Договоры с контрагентами могут быть различных видов в зависимости от типа сотрудничества: договор подряда, договор купли-продажи товаров, договор аренды и т.д. В каждом из договоров должны быть указаны основные условия сотрудничества: предмет договора, стоимость услуг/товаров, сроки выполнения работ, ответственность сторон и прочие важные пункты.
При проверке ФСС могут потребовать предоставление оригиналов договоров или их заверенных копий. Рекомендуется иметь все документы в полном объеме и хранить их в порядке, облегчающем доступ и поиск.
Что должно быть указано в договоре:
- Наименование сторон (полное наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя).
- Предмет договора (услуги, товары, работы и т.д.).
- Стоимость услуг/товаров/работ и порядок расчетов между сторонами.
- Сроки выполнения работ, поставки товаров или оказания услуг.
- Ответственность сторон и порядок разрешения споров.
- Подписи сторон и печать организации (при наличии).
Необходимо помнить, что договоры с контрагентами должны быть заключены в соответствии с действующим законодательством и регулирующими их видами договоров нормативными актами. Нарушение законодательства в данной сфере может повлечь за собой негативные последствия, включая штрафы и санкции со стороны ФСС.
Документы, связанные с материальными ценностями
В ходе выездной проверки ФСС может потребовать предоставление следующих документов, связанных с материальными ценностями:
1. Акт приема-передачи материальных ценностей. Данный акт содержит информацию о передаче материальных ценностей от одного лица к другому. Он указывает наименование, характеристики, количество и стоимость передаваемых ценностей.
2. Договор на поставку материальных ценностей. Если вы являетесь поставщиком материальных ценностей, ФСС может запросить данный договор, в котором должны быть указаны все условия поставки, стоимость, объем и сроки поставки.
3. Акт сверки поступления и расходования материальных ценностей. Этот документ содержит информацию о движении материальных ценностей в организации, включая поступление, расходование и остаток на определенную дату.
4. Документы, подтверждающие оплату материальных ценностей. В случае предоставления определенного периода для оплаты, может потребоваться предоставление документов, подтверждающих оплату всех поставленных материальных ценностей.
5. Акт инвентаризации материальных ценностей. Этот документ содержит информацию о количестве и стоимости материальных ценностей, находящихся на балансе организации.
Предоставление указанных документов позволит ФСС более детально изучить движение и использование материальных ценностей в организации.
Документы по налогообложению
При выездной проверке Фонд социального страхования требует предоставить определенные документы по налогообложению. Эти документы позволяют проверить уплату налогов и соблюдение налогового законодательства.
1. Свидетельство о постановке на учет
Для проведения деятельности по уплате налогов и взносов в фонды социального страхования каждое юридическое лицо должно быть зарегистрировано в налоговом органе и получить свидетельство о постановке на учет. Этот документ является одним из основных документов по налогообложению и должен быть представлен при выездной проверке.
2. Учетная политика
Учетная политика – это документ, определяющий порядок ведения бухгалтерского учета и формирования финансовой отчетности предприятия. В нем указываются правила расчета и уплаты налогов, включая единый социальный налог, и установленные налоговым законодательством сроки предоставления отчетности. Учетная политика должна соответствовать налоговым требованиям и быть утверждена руководителем предприятия. Она также должна быть представлена при проведении выездной проверки.
3. Бухгалтерская отчетность
Бухгалтерская отчетность – это набор документов, отражающих финансовое положение и результаты деятельности предприятия за определенный период. К основным документам отчетности относятся баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств и прочие. Бухгалтерская отчетность должна быть составлена в соответствии с учетной политикой предприятия и налоговыми требованиями. Она также должна быть представлена ФСС при выездной проверке.
4. Декларации по налогам
Декларации по налогам – это документы, в которых предприятие сообщает о своем доходе, расходах и уплаченных налогах за определенный налоговый период. К основным декларациям относятся налоговая декларация по налогу на прибыль, декларация по единому социальному налогу и декларации по другим налогам и сборам. Декларации должны быть соответствующим образом заполнены и подписаны руководителем предприятия. Они также должны быть представлены ФСС при проведении выездной проверки.
Представление указанных документов по налогообложению является обязательным при выездной проверке Фонда социального страхования. Не предоставление или неправильное оформление этих документов может привести к наложению штрафов или другим санкциям со стороны ФСС.
Документы о социальных отчислениях
При выездной проверке ФСС может потребовать предоставления документов, подтверждающих выплаты работодателя социальным фондам. Эти выплаты обычно считаются отчислениями в социальные фонды.
Документы о социальных отчислениях могут включать следующие:
| Название документа | Описание |
|---|---|
| Свидетельство о постановке на учет в качестве плательщика страховых взносов | Документ, подтверждающий регистрацию работодателя в Фонде социального страхования (ФСС) как плательщика страховых взносов. |
| Платежные поручения | Документы, подтверждающие факт перечисления денежных средств в социальные фонды в соответствии с требованиями государственных органов. |
| Расчеты по уплате страховых взносов | Документ, в котором указываются суммы и периоды уплаты страховых взносов в ФСС. |
| Справки о начисленных и уплаченных страховых взносах | Документы, подтверждающие начисление и уплату работодателем страховых взносов в ФСС. |
Это лишь некоторые из возможных документов о социальных отчислениях, которые могут быть потребованы ФСС при выездной проверке. Всегда рекомендуется обратиться за дополнительной информацией к специалистам или к представителям Фонда социального страхования, чтобы узнать точный перечень необходимых документов для вашей организации.
Бухгалтерская отчетность
Основными документами бухгалтерской отчетности являются:
1. Баланс – документ, отражающий финансовое положение предприятия на конкретную дату. В балансе содержатся сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, об имуществе и капитале организации.
2. Отчет о прибылях и убытках – отчет, отражающий доходы и расходы организации за определенный период времени. В нем указываются все доходы и расходы, а также размер чистой прибыли или убытка.
3. Отчет о движении денежных средств – отчет, отражающий поступление и расходы денежных средств организации за определенный период времени. В отчете указывается, откуда поступили деньги и на что они были потрачены.
4. Примечания к финансовой отчетности – документ, содержащий дополнительные сведения о финансовом состоянии организации.
ФСС требует предоставить все вышеперечисленные документы при выездной проверке. Правильное и своевременное составление и предоставление бухгалтерской отчетности является важным аспектом бухгалтерского учета и позволяет избежать возможных нарушений и штрафных санкций.
Документы, связанные с информационной безопасностью
При выездной проверке Федеральной службой страхового надзора (ФСС) могут потребоваться документы, связанные с информационной безопасностью. Это необходимо для проверки соответствия организации требованиям по обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и использования.
К таким документам относятся:
- Политика информационной безопасности: в данном документе описываются цели, принципы и задачи в области защиты информации. Также указываются ответственные лица и регламентируются основные правила и процедуры в области информационной безопасности.
- Положение о защите информации: данный документ определяет организационные меры по защите информации, указывает на области ответственности сотрудников и устанавливает порядок работы с конфиденциальной информацией.
- Соглашение об обеспечении безопасности информации с контрагентами: данный документ заключается с контрагентами и определяет обязательства сторон по обеспечению защищенности передаваемой информации.
- Положение о защите персональных данных: в этом документе указываются меры по защите персональных данных, правила работы с ними и меры по предотвращению утечек.
- Акт инвентаризации информационных ресурсов: данный акт содержит информацию о существующих информационных системах и ресурсах организации. В акте указываются виды информации, ее классификация и уровень доступа для сотрудников.
- Действующие нормативные документы в области информационной безопасности: к таким документам можно отнести действующие законы, постановления правительства, указы и другие регламентирующие акты в области информационной безопасности.
Наличие данных документов и их соответствие требованиям информационной безопасности является важным аспектом проверки ФСС при выездной проверке. Организации следует обеспечить наличие и актуальность указанных документов для успешного прохождения проверки и подтверждения соответствия требованиям ФСС.